Reglas de etiqueta en la oficina

 

No saques el cobre, ¡cuidado!

 

La oficina es el reflejo de la gente. Cuando uno pasa en su oficina casi o más de la mitad de su día; el escritorio, cubículo o despacho nos revela mucho a cerca persona que lo ocupa. Pero igual o más revelador es el comportamiento y hábitos de la gente en las áreas comunes de la oficina.

 

En una oficina “civilizada”, desde el jefe máximo hasta la persona de recepción tendrían que mostrar ciertas conductas que son inherentes más que a su jerarquía en la empresa, a su educación. Pero generalmente nos llevamos sorpresas -agradables y desagradables- cuando observamos ciertos detalles. Aprende a evitarlos y haz tu parte promoviendo una cultura de colaboración y respeto.

 

En el area de copiado y papelería…

  • No desperdicies los suministros de papelería (no porque no los pagues tú valen menos).
  • Si te acabaste las hojas o se te atoró el papel, recarga o arregla la impresora (no te vayas a tu lugar haciéndote el incógnito).
  • Si encuentras en la copiadora o scanner un documento personal, si sabes a quién pertenece entrégaselo en mano (el dueño te estará enormemente agradecido de que no lo hayas dejado ahí).
  • Si vas a escanear o fotocopiar un informe de 180 páginas, házlo fuera de las horas pico (no quieres tener parados atrás a tres colegas presionándote).

 

En la cocina / barra…

  • Por ningún motivo te comas algo que no es tuyo (cuando algo es para compartir, tendrá alguna indicación).
  • Si comes en un área común, trata de que tu comida no sea muy olorosa (deja el recalentado de tu tía o la cochinita pibil de tu mamá para otra ocasión). Y limpia lo que ensuciaste al terminar.
  • Si usas el microondas, trata de sólo recalentar y no cocinar (si tu guisado requiere 30 minutos de cocción, cocínalo en tu casa y llévalo ya listo).
  • No dejes en el refrigerador restos de comida viejos (si no te las comes, cédele a algún colega hambriento esas tres costillitas que dejaste en la comida).

 

En el baño…

  • Cierra la llave si la ves goteando o abierta (nadie te ve, pero te sentirás mejor).
  • Cambia el papel si te lo terminas (no te cuesta nada y le haces un favor al que sigue).
  • Deja el baño como te gustaría encontrarlo (no tengo que dar más detalles…)
  • Si ves algun desperfecto repórtalo al encargado de mantenimiento (y si ves a alguien haciendo algo sospechoso, también).

 

En las reuniones…

  • Si tú eres el que convoca, invita sólo a la gente cuya presencia sea estrictamente necesaria, y reserva el tiempo mínimo posible (las reuniones excesivas y multitudinarias sólo causan baja productividad).
  • No estés espiando tu celular cada 30 segundos mientras otros colegas están hablando (o, más aún, tu jefe), y no olvides silenciar el timbre al entrar a una reunión.
  • Cuando hay discusiones acaloradas nunca pierdas la compostura ni el respeto (tú sabes qué cosas es mejor decirle a solas a la persona que frente a todos).
  • No mandes a tu asistente o a un emisario en avanzada para hacer tu entrada triunfal más tarde (todos estamos muy ocupados, y es de pésimo gusto hacerles ver a los demás que tu tiempo vale más que el de ellos).

 

En comidas o eventos de trabajo…

  • Que no se te pasen las copas (no quieres que colegas -o hasta clientes- te recuerden como el borracho de los eventos).
  • En comidas o cenas, no ordenes lo más caro de la carta (sé consciente con los precios, lo mismo que con la cantidad de comida que ordenas).
  • No pidas platillos que sean difícil de comer (las costillas, hamburguesas o cualquier cosa que se coma con la mano, no son la mejor opción).
  • No hables con la boca llena (aunque te ganen lo que ibas a decir, evita abrir la boca antes de tiempo).

 

En los cubículos…

  • Mantén un volumen de voz medio en tus conversaciones (nadie tiene porqué enterarse de las discusiones con tu cliente, o peor aún, del pleito con tu novi@).
  • Maneja una decoración adecuada para el tipo de empresa y espacio (aplica el sentido común para que no te hagan quitar tu planta carnívora, tus posters de heavy metal o tus 12 marcos de fotos).
  • Evita en lo posible las comidas en la zona de cubículos y come en la cocina (tu empanada de bacalao no será bienvenida por tus vecinos).
  • Baja el volúmen del timbre de tu teléfono, notificaciones de computadora y celular (nada más molesto que los rings del colega de junto al que le suenan todos sus dispositivos cada dos minutos).

 

Reuniones o comidas con clientes…

  • Investiga de antemano los nombres y cargos de la gente con la que te reunirás (quedarás mucho mejor si ven que “hiciste tu tarea”).
  • Ven preparado con algunos temas casuales, fuera del tema de negocios, para romper el hielo cuando inicie la reunión.
  • Saluda de mano con un apretón firme y viendo a los ojos a la persona (saludo de beso está bien sólo si ya conoces a la persona y le tienes suficiente confianza).
  • Nunca contradigas ni hagas quedar mal a tus subordinados, a otros compañeros de trabajo (mucho menos a tu jefe) en una reunión con terceras personas.

 

Otros…

  • Si llega el repartidor de Fedex, UPS, etc y no hay recepcionista, recibe el paquete. No te cuesta nada (el día que el paquete fuera para ti, agradecerás que alguien lo reciba).
  • Evita vender cosas a tus compañeros, los pondrás en una situación incómoda y se sentirán comprometidos (chocolates a beneficio de la escuela de tus hijos, tupperwares, cosméticos, etc). Esto incluye pedir donativos también.
  • No discutas sobre religión, política, preferencias sexuales o ningún otro tema sensible que pueda generar un clima incómodo para alguien en la oficina.
  • Si tienes oficina privada y pones música o haces llamadas con el altavoz, cierra tu puerta (qué decir si estás en cubículo o área abierta, los audífonos son obligatorios).

 

Se podría hacer un libro (y de varios volúmenes) con historias de terror, de risa y de todo tipo de cosas que se viven en las oficinas del mundo. En general, si aplicas la prudencia, el sentido común y el respeto, el éxito en la convivencia en el trabajo está asegurado (o casi).

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