El multitasking está sobrevalorado

¿Por qué no funciona?

 

Hasta hace todavía poco tiempo, poner en tu currículum la palabra multitasking era un plus, era promoverse como una persona muy eficiente que podía manejar muchas tareas o proyectos simultáneamente. Y si bien todos -o casi todos- los trabajos implican hacer varias cosas al mismo tiempo, el peligro es tomarlo tan literal.

Tal vez estés ahora mismo leyendo este blog mientras hablas por teléfono, ves la tele o incluso mientras respondes algunos mails en otro dispositivo que tengas al alcance. Seguramente cuando acabes la nota (o la llamada o el email) te darás cuenta que una parte o mucho de lo que leíste se te fue “en blanco”. Pero es el precio que pagamos, estamos conscientes de ello y sentimos que podemos hacerlo.

 

Exprimiendo los minutos del reloj

En el afán de optimizar el tiempo y exprimir el día, intentamos dividir nuestra atención en las más cosas posibles. Desafortunadamente, nuestro cerebro no está equipado para funciona bajo la modalidad multitasking o multitarea, en especial cuando estas tareas implican cierto grado de concentración y de comprensión. Es decir, no pasa nada si vamos manejando en nuestro coche, escuchando música y mascando un chicle; nuestra concentración en el camino no se verá afectada (salvo que queramos estar cambiando el playlist o el radio). Sin embargo, si vamos manejando, escuchando música y además queremos entablar una conversación con la persona que nos acompaña, seguramente alguna de las 3 actividades sufrirá pérdida de atención (espero que sea la música y no el volante).

El multitasking es, además, un factor que causa stress. Cuando nos sentimos saturados, nos genera un malestar incluso físico.

 

Entonces ¿cómo manejar los diversos proyectos o tareas que tengo?

Cualquier trabajo y también las responsabilidades personales requieren que manejemos varias cosas de forma simultánea, o casi, y en esto justo está la clave. El modo no es complicado, podría decirse que es hasta de sentido común:

1) Cada semana hacer una lista de las tareas, proyectos y diligencias que tenemos por delante.

2) Clasificar esas tareas según el requerimiento de atención, tiempo, concentración o “ancho de banda” de nuestro cerebro.

3) De acuerdo a como sea tu tipo de calendario diario (o control que tengas sobre él), programa hacer las tareas de alta concentración en horarios y momentos en los que sepas que no serás interrumpido repetidamente y que estarás en un ambiente que favorezca la labor. Ejemplo: revisar un contrato, elaborar un documento detallado, hacer una propuesta de ventas, escribir un artículo, etc.

4) Para las tareas que pueden hacerse con menos concentración, puedes destinar tiempos en los que tienes menos control del medio ambiente, o incluso que te permitirían hacer dos cosas simultáneamente. Ejemplo: archivar documentos, responder emails sencillos, etc.

5) Entendiendo que durante el manejo de diversos proyectos tenemos que brincar de uno a otro para avanzar con las tareas que cada uno requiere, es importante que no saltes de un tema o actividad a otra sin antes terminar la que estás haciendo. Si no, no avanzarás nunca. Cada proyecto debe tener procesos, tareas e incluso micro-tareas bien definidas. Sólo cuando acabes una cosa brinca a la siguiente.

6) Agrupa los tipos de tarea similares y hazlas en bloques de tiempo. Ejemplo, si varios proyectos requieren que elabores facturas, dedica un sólo espacio de tiempo a hacer facturas de todo. Dedica también bloques de tiempo a responder emails, hacer llamadas u otras tareas más o menos rutinarias.

7) No respondas los emails en el momento que llegan (salvo urgencias). Un tiempo razonable es 24 horas hábiles para responder emails de prioridad alta o media (si algo es extremadamente urgente, te llamarán o lo harán saber de otro modo). No acostumbres a la gente a que recibirán respuesta inmediatamente, hay incluso mails informativos que ni siquiera requieren ser respondidos. Idealmente, no leas emails sino en ciertos momentos del día.

8) No estamos obligados a responder todas las llamadas que recibimos. Esto es igual que el punto anterior, el hecho de que estamos permanentemente conectados vía celular, no quiere decir que la gente pueda hablar con nosotros en todo momento. Salvo que sea un tema o persona prioritario, es preferible que la gente nos deje un mensaje y nos reportemos (via llamada o mensaje) más tarde, o en 1-2 días. Generalmente las llamadas sacan de concentración o interrumpen alguna actividad, y pocas merecen que lo permitamos.

 


A mí me ha funcionado bien implementar estos tips, siento que manejo mejor mi tiempo, soy más eficiente y la bajo al stress. Así que ahora prefiero ser más monotasking que multitasking.

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