El email y sus reglas de etiqueta

Los SÍ y los NO de esta herramienta básica de comunicación

El correo electrónico es una herramienta imprescindible en la comunicación, tanto en lo profesional como en lo personal. Y tal como cualquier otra forma de interacción, tiene sus reglas. A continuación las que considero más importantes:


LO BÁSICO

Dirección de email profesional con nombre claro y completo

Primero que nada, asegúrate que la cuenta de correo que usas de trabajo sea justamente del dominio de tu empresa o marca. Si usas un hotmail o gmail para proyectos de trabajo te verás poco profesional. Aún si eres freelance, considera comprar el dominio con el nombre de tu empresa (o tu nombre), no te costará más de 10 o 12 dólares anuales y podrás tener una dirección de correo más profesional.  Tampoco olvides incluir al final del texto del correo tus datos de contacto (mi preferencia es sin logo de empresa, salvo que este vaya integrado como tipografía y no aparezca como archivo adjunto).

Usa el título o asunto adecuado

Me molestan los títulos como “Abrir por favor” o “Urgente”, sin decir nada más. O peor, los que omiten el título o ponen algo demasiado genérico. Uno debe ser preciso al poner título o asunto a sus correos y sintetizar en las menos palabras posibles, e idealmente decir si hay acción requerida. Ejemplo: “Agenda de reunión, sugerir temas”, o “Campaña de marketing a entregar feb.15”, etc. Si durante el camino, un correo empieza a cambiar de tema, se debe revisar la lista de destinatarios y el título para ajustarlo como haga falta.

El uso correcto del “Para” y “cc”

Muy claro. El “Para” es quien debe recibir -y tomar alguna acción, generalmente-, en el “CC” debe ir gente a la que queremos informar del tema pero que de la que no se requiere acción, salvo que lo especifiquemos. No toda la gente quiere estar informada de absolutamente todo, con lo cual trata de involucrarlos sólo cuando haga falta. Esto me lleva al siguiente punto:

Limita los destinatarios lo más posible

Dirígelo tus correos únicamente a quien deba recibirlos. Esos mensajes en los que la gente copia a todo mundo para evitar que alguien se sienta excluido, no es funcional, especialmente cuando el mensaje lleva la solicitud de una acción, ya que nadie se dará por aludido.

Cuándo usar el “cco” (o “bcc” en inglés)

La copia oculta se usa para poner a gente que uno quiere que reciba ese mensaje, pero sin que los otros destinatarios se percaten. Esta función tiene sus “trucos”, y si no lo sabe usar uno lado o el otro, se puede “meter la pata”. Hay gente que, sin percatarse que está en copia oculta, responde al correo y se descubre ante los demás (y peor, deja en evidencia al que lo mandó). Un uso del “cco” que recomiendo es que cuando una cadena deriva en un tema que alguno ya no debe estar copiado, el que responda puede decir algo como: “paso a fulano a cco y yo doy seguimiento este tema con ustedes”.


FORMATO Y CONTENIDO

El mejor formato es el más sencillo y claro

Evita los fondos con diseño (salvo que sea una invitación a un baby shower o fiesta infantil). Abstente también de usar tipografías especiales, recargadas o multicolores. Dificultan la lectura y no se ven bien en todos los programas de correo.

Evita escribir todo en MAYÚSCULAS

A menos de que quieras que tu correo se lea gritando, no uses sólo mayúsculas al redactar un correo. Se percibe como algo agresivo y de falta de cuidado. Se admite sólo en el caso de ciertas palabras que vas a enfatizar, pero pierde el efecto si lo haces demasiado.

No al exceso de caritas o emojis

Los emojis o todo tipo de caritas expresivas tampoco aplican, salvo en correos personales o de trabajo si son muy informales y con gente de confianza. Sobra decir que tampoco florecitas u otro tipo de imágenes (que además, corres el riesgo de que no se vean en todos los programas de computadora o celular donde la gente lo abra).

Cuidado con la redacción, ortografía y puntuación

A diferencia del whatsapp y chats, en los correos debe evitarse “escribir como se habla”, hay que vigilar la puntuación, la redacción y la gramática, especialmente siendo de trabajo. Las abreviaciones informales deben usarse sólo en un contexto de mucha confianza. Y por favor, no abuses de los signos de exclamación!!!!!! (mismo caso de las mayúsculas).  Si tienes mala ortografía, aprovecha el corrector de los programas de correo en la computadora o incluso del celular, porque las faltas de ortografía te hacen ver mal.

Evita archivos adjuntos pesados

Uno no debe asumir que todos tienen internet de banda ancha para descargar archivos pesadísimos. Los archivos pesados no sólo son más lentos en enviarse y recibirse, sino que saturan la capacidad del servidor del que envía y del que recibe. En lo posible, trata de enviar archivos pesados a través de links de descarga.

No todos tenemos el mismo sentido del humor

No todos captarán tus chistes, les harán gracia tus comentarios o entenderán el doble sentido. Trata de ser lo más concreto posible en los temas y, cuando se imprima algún tipo de emoción en el mensaje (ejemplo: felicitaciones, llamada de atención, etc.), hazlo con lenguaje claro y concreto, para evitar interpretaciones distintas a lo que pretendes.

Ve al grano

Es un correo, no un ensayo o una tesis. Redacta tus mensajes de forma concreta y clara. Trata exclusivamente el asunto en cuestión y ve directo al grano. Esto es una muestra de respeto al tiempo de la gente.

No generes spam

Salvo que la gente se haya suscrito o haya aceptado recibir tus emails con powerpoints de paisajes con música, citas motivacionales o videos de perritos, evita a toda costa bombardear a tu lista de distribución con mensajes no solicitados (para eso nos vamos a Instagram o a Facebook). Esto aplica también para promover venta de productos, ofrecer servicios, etc. Si a nivel personal suele ser molesto, en el terreno laboral queda fuera de toda consideración.


INTERACCIÓN

Evita el “Responder a todos” si no es necesario

Aquí aplica el sentido común (que desafortunadamente no es el más común de los sentidos…). Hay gente que por inercia responde con copia a todos, pero esta función debe limitarse cuando sea necesario. Salvo que sea imprescindible que todos reciban tu respuesta, no hace falta -ni es poco educado o rudo- sacarlos de copia si en realidad tu respuesta sólo incumbe al remitente.

No abuses del “Reenviar” (“Fwd”)

Reenvía únicamente los mensajes que sean relevantes para los destinatarios, y trata de incluir alguna nota breve para que los que reciben no tengan que adivinar qué quieres que hagan con su mensaje.

Evita las discusiones de ida y vuelta

Si los ánimos se calientan, evita enfrascarte en el ida y vuelta de argumentos que van subiendo de tono. No sólo es desagradable para la gente que está copiada y ve pasar los tiros, sino que te muestra como poco educado. Trata de aclarar el tema o dejar tu posición clara levantando el teléfono o respondiendo sólo a la persona en cuestión.

Responde, date por enterado

Todos recibimos decenas o cientos de correos diario, no por ello eres más importante. Salvo que sean mensajes que claramente son de una cadena tipo spam o boletines masivos, tómate el tiempo al menos de responder: “Enterado” o reenviar a la persona que deba responder. Lo aceptable es 24-48 hrs de demora para dar respuesta a los correos de trabajo.

Aprende cuándo cerrar la cadena

Evita seguir contestando cuando el tema a tratar ya se resolvió o se respondió. A un “Gracias” ya no es necesario que respondas con “De Nada”, y mucho menos sigas estirando la cadena agregando “Nos vemos pronto”, etc.

El correo electrónico es un gran invento, una herramienta de comunicación muy poderosa y eficiente que se ha ido perfeccionando al paso de los años. Como mucho en la tecnología, el uso es generalmente autodidacta. Uno va aprendiendo de la práctica, la observación y mucho por sentido común. Hay que aprenderlo a usar de la manera más eficaz posible. Espero estos tips te hagan sentido, y compártelo si crees que hay gente que le puede ayudar.


 

Hay muchas palabras y frases más, aquí fui breve. Si se te ocurren otras, comparte esta nota en tus redes y aporta tu granito de arena diciendo cuáles.

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