10 reglas de oro del celular en el trabajo

Si el celular está conmigo 24 horas al día, ¿el trabajo también?

 

Hasta hace poco más de una década, el uso del teléfono tenía límites más o menos marcados: para el trabajo se usaba la línea fija (o un celular de uso exclusivo de trabajo), y el celular era sobre todo para uso personal. Eran reglas claras y que pocos se atrevían a traspasar.

Hoy las fronteras están más bien difusas. Muchos empleados, emprendedores y freelancers operan únicamente vía celular. Las líneas fijas han perdido terreno y una cantidad enorme de negocios de todos tamaños operan solamente via móvil. Le gente se acostumbra a esa inmediatez y de pronto se pierde la visión de los límites de lo personal.  Además, como en el celular concentramos no sólo la línea de comunicación verbal sino la escrita con los emails y con los mensajes de texto y chats, esto puede volverse un tema de privacidad importante si no se sabe manejar.

 

Si el celular es tu línea principal para el trabajo (y si manejas tu correo ahí también), estas son…

Las 10 reglas de oro del celular en el trabajo

 

No es que yo me inventé estas reglas, las he comentado y consultado con mucha gente y esto es sólo un consenso. Estas son normas que yo uso, y las comparto esperando que les sirvan.

 

1) Estar accesible no significa disponible 24/7.-

Marca tus límites desde el primer momento con tus clientes y contactos del trabajo. Aunque apelamos primero al sentido común (pero mucha gente no lo tiene), hazles saber en qué horarios estarás disponible regularmente. Lo mismo para aplica hacia tu jefe, debe entender que tienes un horario, que tienes vida personal. Se puede recurrir a la “sutileza” de no responder llamadas a deshoras, y en todo caso mandar un texto o chat avisando que si no es una urgencia, te reportarás mañana a primera hora. Si se trata de correos, simplemente no responderlos hasta que te reincorpores al trabajo. Así la gente se acostumbrará rápido.

2) Usa el mensaje de texto o chat.-

Si bien el chat inicialmente era de uso más personal, hoy por hoy es muy común su uso para trabajo y negocios. Si la gente está dispuesta a compartir su número de celular (e incluso a poner en sus datos que usa whatsapp), es ideal poder establecer contacto via mensajes. Es menos invasivo que una llamada pero más inmediato que un email. Crea un nivel de acceso ideal para dar seguimiento a temas de trabajo de forma respetuosa y ágil. Yo lo uso mucho para consultas rápidas, y aprecio mucho cuando la gente hacia lo mismo hacia mí.

3) Solicita las llamadas, no llames “en frío”.-

Cuando quieras hablar con alguien (sobre todo para temas formales o más extensos de 5 minutos), pídele una llamada a través de un email o texto, no le llames sin previo aviso salvo que sean de mucha confianza. La gente agradecerá la consideración, es un gesto de respeto al tiempo de los demás. Lo mismo espero a la inversa: que la gente me pida una llamada si quiere tratar un tema equis, además de que podré prepararme mejor para la llamada, seguramente le voy a poner mucho más atención que si llaman para revisar algo importante y estoy con la cabeza en otro canal.

4) Calidad de audio y enfoque.-

El hecho de que uno use el celular como línea de trabajo, no quiere decir que en las llamada de trabajo se pueden escuchar risas de tus hijos o que dirás en voz baja: “póngame 200 gramos de pechuga de pavo”, ¡noooo!  Salvo que alguien te llame con alguna urgencia a deshoras y decidas contestar, es de muy mal gusto que una llamada programada de trabajo se haga en medio de sonidos ambientales de batidoras de smoothies o ladridos de perros. Las llamadas de trabajo merecen no solo la mejor calidad de audio (idealmente con un auricular y un buen micrófono que filtre ruido ambiental) sino también todo nuestro enfoque y atención.

5) Si no te contestan, deja recado o manda mensaje, ¡no insistas!.-

Pocas cosas molestan tanto como el que te llamen al celular, y si no contestas, sigue llama y llama y llama. ¿Por qué el insistente no entiende que si no podemos contestarle es por algo? Tal vez estoy en otra llamada, en una cita o …¡en el baño!. Así que agradezco mucho que cuando alguien que me llamó y no contesté, me dejen un mensaje, texto o email. Así uno sabe de qué se trata y qué tan urgente es el tema para reportarse. Y de aquí se deriva el siguiente punto:

6) Deja recado, no esperes que tu llamada perdida hable por sí sola.-

Hay gente que te llama al celular y si no contestas, simplemente cuelgan. Nada más así, no dejan mensaje, ni texto, ni nada; y no falla el clásico: “Te llamé y no te encontré”.  Acto seguido yo digo: “Y ¿cómo me voy a reportar si no me dejas recado o mensaje?”. Honestamente, mi agenda no la dictan las llamadas perdidas.

7) Tono de llamada adecuado.-

Salvo contadas causas justificables por tu profesión, el tener un tono de llamada del himno de tu equipo de futbol, de la canción de reggaeton más popular o el grito de “tamales oaxaqueños” u otros chistes locales, no son precisamente la imagen de profesionalismo que uno quisiera encontrarse. Sí, son divertidos, pero piensa con quién te gustaría hacer negocio y cómo sonaría su celular.

8) Evita en lo posible el email a deshoras.-

Hay países muy avanzados en legislación laboral que están comenzando a limitar que los supervisores o jefes tengan acceso al email de la compañía fuera de horas hábiles, con el fin de no acosar a su equipo a deshoras. Uno pensaría: “pues no veo el buzón y ya”, pero no, sabemos que teniendo el celular en la mano, vamos a estar compulsivamente revisando emails todo el tiempo. Y nada más molesto que ver un mail de trabajo en fin de semana o a las 11pm pidiendo tal o cual cosa. Si eres de los que trabaja a deshoras, lo ideal es tener un programa de correo que te permita programar tus emails para ser enviados en horas hábiles, o bien déjalos en draft o borrador y envíalos a primera hora.

9) No tortures con mensajes de trabajo fuera de horario.-

El clásico mensaje de: “Mañana que llegues a la oficina ..blah blah blah..” es un gancho al hígado para cualquiera. La gente suele estar mucho más pendiente de sus textos o chats que con los emails. Con lo cual, es de pésimo gusto que si alguien de tu equipo, un cliente o tu jefe están en medio de un asado dominguero en el jardín, les escribas con un tema de trabajo que puede esperar al lunes, es de pésimo gusto.

10) No uses el celular de sistema de recordatorio con otros.-

Si a ti te funciona mandarte emails o mensajes a ti mismo diciendo cosas como: “Llamar a fulano para pedirle la presentación”, adelante si te funciona, pero no hagas eso con los demás (o al menos no abuses). Yo tenía un jefe que acostumbraba mandarme no menos de 5 emails al día con “recordatorios”. Desde un avión, cuando estaba comiendo, cuando estaba con su familia en vacaciones… este buen personaje se dedicaba a bombardearme con: “Recuérdame el lunes que te diga del proyecto tal y cual…”, “Mañana pídeme que te pase la información de equis cosa..”, “Prepara tal cosa para la junta de la próxima semana…”, etc. Ahora resulta que soy yo la que tengo que recordarle de cosas que por ahora no me interesan? Organícese, señor, no me pase a mí la responsabilidad.

Extra (o pilón).-

Este parecería de sentido común pero también se da demasiado: no tienes que contestar el celular si estás en otra cita de trabajo, y menos estar contestando mensajes. Salvo que sea causa de vida o muerte, tu interlocutor lo tomará como falta de respeto.


El saber usar bien esta imprescindible herramienta de comunicación deja mucho que ver sobre el nivel profesional de la gente.

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