108: 6 razones por las que las personas más ocupadas son poco productivas

Se ha comprobado que estar siempre ocupado resulta poco efectivo. En el episodio de hoy, Julio Muñiz comenta sobre las 6 razones a las que atribuye esta falta de productividad en las personas demasiado ocupadas.

Conocemos personas que no paran de trabajar pero siempre están atrasados, nunca tienen tiempo para ellos, no disfrutan completamente lo que hacen y pocas, muy pocas veces, llegan a posiciones de toma de desiciones en la oficina. La pregunta natural es: ¿por qué las personas más ocupadas son las menos efectivas?

 

Estar siempre ocupado es muy poco efectivo

Tenemos que reconocer que en un mundo donde se celebra la idea de hacer más cosas, estar ocupado todo el tiempo está bien visto. Alguien que tiene muchas cosas que hacer se considera profesionalmente una persona más atractiva y exitosa. Por supuesto nadie quiere asociarse con una persona que tiene mucho tiempo libre o pocos proyectos a su cargo. Hoy sabemos que ésta es una visión limitada. Considerar que las acciones son más importantes que el resultado no es correcto. Las personas más efectivas del mundo saben que en gran parte el éxito depende de la capacidad de visualizar los proyectos terminados sin detenerse de manera obsesiva en los pasos para llegar a ello.

Estar ocupado todo el tiempo únicamente indica que se carece de la capacidad para establecer prioridades de manera correcta, nula capacidad de planeación y pésimo desarrollo de hábitos sanos y productivos.

La verdad es quien dice estar siempre ocupado administra de manera negligente su tiempo, carece de objetivos escalables y espera que las acciones y no los resultados hablen por su trabajo.

 

6 razones por las que las personas más ocupadas son menos efectivas y cómo evitarlo

 

1.- La gente ocupada trabaja muy duro, la gente productiva trabaja duro pero sobre todo trabaja de manera más inteligente.

Ser eficiente no es lo mismo que ser efectivo. Las personas muy ocupadas son eficientes, completan muchas acciones, pero pocas veces contribuyen de manera definitiva al resultado final. Para ser altamente productivo tienes que priorizar ser efectivo. La mejor manera para conseguirlo es preguntarse todo el tiempo en qué acciones estás trabajando y si estas son prioridad. Y, sobre todo, cómo puedes hacer las mismas tareas de otra manera para ahorra tiempo y esfuerzo.

2.- La gente ocupada se pierde en los detalles, la gente productiva mantiene un ojo a los detalles y el otro en el proyecto completo.

Las personas ocupadas generalmente se pierden en los detalles pequeños, cuando lo más importante es decidir y empezar. Las cosas pequeñas siempre se pueden corregir en el camino. Por supuesto los detalles son importantes, Steve Jobs estaba obsesionado con los detalles, pero eso nunca le impidió lanzar los productos de Apple y cambiar lo que fuera necesario más adelante. Recuerda que en el trabajo y los negocios, es mejor hecho que perfecto.

3.- La gente ocupada deja que otros determinen su agenda, la gente productiva determina su agenda y la dirección de sus pasos.

A pesar de que la sociedad determina lo que está de moda, lo que es correcto y cómo definir el éxito, eso no quiere decir que sea lo correcto para ti. Es muy importante tener una visión a largo plazo de tu carrera y vida personal para determinar los pasos que tienes que tomar para alcanzarlo, y evitar así que otros dicten la dirección que tienes que seguir. Haz planes a corto, mediano y largo plazo.

4.- La gente ocupada dice que sí a todo lo que se les encarga, la gente productiva dice que sí a lo que es prioritario, y dice que no a muchas cosas más.

Saber decir que no es toda la diferencia entre estar ocupado y ser efectivo. La gente muy ocupada siempre dice que sí a todo lo que se le pide, llena su agenda (o deja que se la llenen) de tareas que no hacen gran diferencia en su trabajo o en su vida personal.

Es indispensable tomar en cuenta que siempre que dices sí a algo, estás diciendo no a otra cosa. Decir no es proteger uno de tus recursos más valiosos que tienes: el tiempo.

Cuando dices no también puede ser “no ahora”, si dicha acción se convierte en una prioridad, puedes evaluarlo más adelante e incorporarla a tus tareas.

5.- La gente ocupada siempre tiene excusas para posponer el trabajo en las prioridades de largo plazo, la gente productiva siempre tiene tiempo para ello.

Estar muy ocupado es el pretexto favorito de quien no tiene claras sus prioridades a largo plazo. Estas son las personas que pocas veces asignan tiempo a su preparación académica o profesional, dejan de lado su estado físico y nunca se visualizan de manera exitosa en los próximos años. Tienes que entender que las cosas importantes toman tiempo, que lo urgente para alguien más no es lo prioritario para ti, y que es necesario invertir tiempo y recursos hoy para ver los resultados mañana.

6.- La gente ocupada hace personalmente todo el trabajo, la gente efectiva utiliza herramientas, recursos y equipos para avanzar más y mejor.

Llenar tu lista de tareas con un millón de pequeñas acciones es un síntoma inequívoco de inseguridad y falta de liderazgo. Si llenas tu lista de tareas así, lejos de crecer como profesional, acabarás agotado mental y físicamente. Cada persona tiene fortalezas y debilidades, tu mejor habilidad tiene que ser manejar un equipo, asignar responsabilidades y conseguir hacer más, de mejor manera y en menos tiempo.

 

Como puedes ver, estar siempre muy ocupado es un pretexto y una manera perfecta para escaparse de la realidad. Apagas tu mente, dejas de pensar en lo importante y te dejas llevar por las emociones de sentirte importante. Evalúa los últimos 3 meses de trabajo y determina qué tan efectivo  has sido. Utiliza los 6 consejos que revisamos, olvídate del multitasking, toma el control completo de tus acciones y deja que los resultados definan la calidad de tu trabajo.

 

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